本文章节选—《将工作可视化》；由多米尼加·德格朗迪斯 著；楼政 杨思思 译。如果阅读本文章后对您起到了小小的帮助，小编推荐您不妨试着去探索这本书，相信其能对您目前的疑问有很好的解决。（本书网上购物平台均有出售）

早上8:35，办公室后门廊。

当我在全神贯注进行项目中期审查时，突然在屏幕右上角出现一个弹窗。在它消失前，我看到了利兹给我的留言：“我可以占用你五分钟时间吗?”

我该如何回答？因为我喜欢她，所以我回复利兹有时间。

我们为喜欢的人做事——这是我们工作超出范围的五个原因之一。

经过这段简短的对话，本已很忙的一天又多出了很多工作。

那么接下来认识并了解这5个原因至关重要。

第一个原因很简单：作为团队成员，我不想让团队失望，所以习惯说“是”；

第二，害怕被当众羞辱或被解雇；

第三，我们为喜欢的人做事；

第四点与人们总会乐观估计，这导致我们认为自己可以比实际更快地完成任务，而实际花费的时间总比我们想象的要长；

最后一个原因是，做一些新颖、值得炫耀的事比做一些老套、乏味的事要有意思得多。

这五个原因都是太多未完成任务这只黑手中的一部分。正如之前所讨论的那样，太多未完成任务是所有黑手中的罪魁祸首。它本身就已经够糟糕了，还要影响其它时间黑手，让未知的依赖关系、计划外工作、优先级冲突和被忽视工作所造成的问题雪上加霜。

让我们快速回顾一下太多未完成任务。记住，太多未完成任务意味着新工作的增加速度比你能完成的速度要快。它是所有已开始但未完成工作——所有部分完成的工作。因为太多未完成任务会分散我们的注意力，偷走了我们的时间和成本，削弱我们交付高质量工作的能力。这会造成其他人必须等待更长时间才能获得他们想要的东西，还会因延误而增加成本。未完成任务这只黑手偷走你的时间使你无法尽早完成工作，此外，由于急于求成，导致无法交付优质、出色的产品。

当出现以下情况，就意味着有太多未完成任务了。

50. 频繁切换任务；
50. 在旧任务完成前就开始新任务。换句话说，即使日程表上已经有一大堆事情要做，我们还会说：“好的，我来做”。
50. 工作被忽视且被晾在一旁。

当你发现自己频繁切换任务，或者当你被问到“可以占用你五分钟吗？”时，如果你回复“可以”，就意味着你允许自己被拉出流动区，进入绕行区。

不过，是有希望解决这个问题的！通过追踪未完成任务可以防止你进一步分散注意力，并阻止太多未完成任务这只黑手偷走你的时间。

追踪未完成任务的方法有很多。图1帮助你识别未完成任务。基于需求来源，我们将未完成任务分为三类:

50. “杀手锏” （Silver bullets）。指要求立刻做的紧急任务，通常由处于领导地位的人提出。因其优先级高，所以自成一类（有形或无形的）。
50. 业务请求。包括与特性相关的工作、内容和设计，都是IT要做的且与提升、管理、跟踪业务密切相关的任务。
50. 团队协作。由IT发起的任务，例如处理故障、技术债、安全问题、平台升级和维护。

以上只是对任务进行分类的一种方法，稍后我们还会探讨其他方法。

将工作分类有助于人们更好地将工作流动可视化，从而帮助我们了解团队之间及之外的沟通需求。在团队中识别和处理这些需求相对容易。

在团队之外，该任务就变得困难了，因为通常我们需要额外的努力来确保每个人的信息都准确。而要完成“杀手锏”任务就需要与上司进行专门的沟通，因为最初提出“杀手锏”任务的很可能是上司的上司，而不仅仅是副总裁（或某个处于管理层级中较高地位的人）。要么是他们自己，要么是他们采纳了别人的意见（我们为管理层效劳，减少被公开羞辱或被解雇的恐惧）。

图1 曝光未完成任务（WIP）

有时，在看板中会设置泳道（swimlanes），以提高可视性，或者用做限制未完成任务数量的方法。泳道是一种专用于特定工作的通道。在许多看板的顶部会设置泳道，作为一个紧急通道（需要快速处理的紧急项目任务）。

可以根据人力资源状况来限制未完成任务数量，该方法是看板新手为拯救超负荷工作人员的第一步。更高级的方法是基于团队水准来设置未完成任务数量限制，更为宏观地优化工作流动，而不仅仅局限于眼前。这有助于基于团队目标进行跨团队协作，而不是狭隘地关注单个目标。

这么做可以帮助团队成员相互之间进行可视化的监督。限制未完成任务数量增加了系统的弹性，人们要去创新，要去解决阻碍工作完成的问题。限制未完成任务范围也会带来必要的讨论，有些人刚开始会不太适应。但是，限制未完成任务数量带来的压力会激发团队的创造力并取得成功。限制未完成任务数量使人们免于赶进度，而是遵照规则来完成任务，它激发了系统活力。

允许人们说：“不，我现在不能接受这个任务，因为我的日程已满。这是完成工作的制约因素。”

在一个简单的三泳道看板上（如图1所示），每条泳道都有未完成任务数量。